记录保留

以下注册商保留时间表是在2021年1月临时制定的 stop gap until the Colorado Higher Education schedule is finalized. 大学 档案馆是大学档案的官方储存库， 这个保留时间表可能不包括通常被接受的一般记录 由大学档案馆提供. The following records are subject to archives review for permanent 保留: Constitutions and Bylaws; Meeting Minutes and Proceedings; Reports of units and committees; Correspondence including e邮件 of college deans, program heads, and senior administrators; Administrative files of college deans, program heads, and senior administrators; Architectural drawings and plans; 校园地图s; All publications, Newsletters, and Booklets created by UNC; Annual financial reports; 认证 reports and supporting documents; Audiovisual material (film and audio recordings) created by campus entities; Posters and brochures created by UNC.  进一步的信息 可在 http://archives.colorado.gov/records-management/state-agency-records-management 

Do not purge records subject to ongoing claims and litigations.

• 成绩单

  文件的学术成绩，各级学生登记在班 大学. 成绩单 capture grades from any course(s) published in the UNC catalog. The students may be high school students taking college
  courses, undergraduates or graduate students. 成绩单 include: all courses taken 按学生和期末成绩. 

  post-1976 司法常务官办公室, pre-1976 archives

  保留 official copy permanently in Registrar's Office

• 记录订单

  为学生提供各种成绩单的正式要求(表格或信件) 来自大学的记录. Federal law requires written authorization for a transcript 请求. 当学生填写申请表或写一封信时，这就起到了 a 请求 that a transcript copy for that student be picked up or 邮件ed. 该系列 also includes authorizations for transcript holds or encumbrances.

  司法常务官办公室

  保留 until one (1) year after date submitted, 然后摧毁. 如果持有或妨碍 已授权为成绩单，保留授权为保留到 one (1) year after the hold is released, 然后摧毁.

• 当然花名册

  正式注册某门课程的学生的姓名，用于注册 统计报告. Contains lists of student names, course number and professor's name

  司法常务官办公室

  保留 for one (1) year, 然后摧毁.

• 课程成绩

  记录导师的最终成绩，并作为学生学习的依据。 官方学习成绩. May include student names and student ID numbers; course titles and numbers; sections; grades awarded; grade changes. 的官方记录 a student's grades is in "成绩单."

  当然系

  保留ed by department for 3 years, 然后摧毁.

• FERPA释放 

  Documents student 请求s for disclosure or non-disclosure of information. 例子 include non-disclosure of directory information; waivers of rights of
  access to letters of recommendation; and authorizations for records disclosure. 访问 根据《博天堂官方网站》，受影响的记录通常受到限制 和隐私法(FERPA). The 请求 may be filed with a copy of the affected record(s) 或相关的通信. May contain: completed 请求/waiver form; copy of affected record; related correspondence. NOTE: Students who revoke their waivers may not see 根据FERPA，在豁免有效期间提交的推荐信.

  司法常务官办公室

  保留不披露目录信息的请求，直到一(1)年后 termination of 请求, 然后摧毁. 保留 all other files upon termination of
  consent or when affected record is destroyed, 然后摧毁

• 第三方成绩单订单

  Official 请求s from third party entities 请求ing student transcript

  司法常务官办公室

  保留 until one (1) year after date submitted, 然后摧毁. 如果持有或妨碍 已授权为成绩单，保留授权为保留到 one (1) year after the hold is released, 然后摧毁.

• 文化/奖学金版本

  发布共享特定的学生记录信息的赞助人或 机构

  司法常务官办公室

  保留 until one (1) year after date submitted, 然后摧毁.

• 更换职系表格

  学生填妥申请表，要求将成绩替换政策适用于 一个特定的课程

  司法常务官办公室

  保留至毕业或最后出席日期后五(5)年，然后销毁.

• 先前学习学分

  一种要求学生完成高级外语课程后获得学分的表格 语言课程

  司法常务官办公室

  保留至毕业或最后出席日期后五(5)年，然后销毁.

• 留校察看/悬浮液

  包含对大学生的纪律处分文件，原因是 不及格.

  司法常务官办公室

  保留 permanently in Registrar's Office

• 进行停业/驱逐

  包含对大学生的纪律处分文件，原因是 an academic integrity code violation.

  教务长

  保留违反学术诚信准则的文件(包括处罚)或其他文件 解雇/永久驱逐. 保留 other files until three (3) years after
  毕业或最后出席日期或直到三(3)年之后的所有制裁 have been met, whichever is longer, 然后摧毁.

• 存款传送 

  Tracks payments made by cash or check for the purchase of a transcript

  司法常务官办公室

  保留 three (3) years and 然后摧毁

• 个人资料更改表格

  学生姓名(合法或首选)、性别、婚姻状况变更证明表格 address, contact information, social security number, date of birth

  司法常务官办公室

  保留 official copy permanently in Registrar's Office

• 免税政策

  与学生申请豁免有关的表格、声明和文件 大学政策

  司法常务官办公室

  保留至毕业或最后出席日期后五(5)年，然后销毁.

• 住院医生实习期

  与学生证明州居民身份有关的表格和文件 目的 

  司法常务官办公室

  保留至毕业或最后出席日期后五(5)年，然后销毁.

• 主要/次要的更改

  Document changes to a student's major and/or minor

  司法常务官办公室

  保留至毕业或最后出席日期后五(5)年，然后销毁.

• 认证声明

  Document changes to a student's certificate program

  司法常务官办公室

  保留至证书完成或最后出勤日期后五(5)年; 然后摧毁.

• 完成证书申请

  Documents a student has applied to complete a certificate program

  司法常务官办公室

  保留 record copy permanently in Registrar's Office

• 毕业后的应用程序

  Documents a student has applied to graduate from a degree program

  司法常务官办公室

  保留 record copy permanently in Registrar's Office

• 课程调整表格

  Documents course substitutions or waivers to a student's program

  司法常务官办公室

  保留至毕业或最后出席日期后五(5)年，然后销毁.

• 文凭/无人认领的再版

  跟踪因持有或退还而未被学生收到的文凭 邮件

  司法常务官办公室

  保留 until five (5) years after graduation, 然后摧毁.

• 毕业典礼上的异常

  证明学生要求参加毕业典礼的学期，而不是 the term their degree is being conferred

  司法常务官办公室

  保留至毕业或最后出席日期后五(5)年，然后销毁.

• 学位审核

  跟踪学生在课程中的进展，直到学位完成

  司法常务官办公室

  保留至毕业或最后出席日期后五(5)年，然后销毁.

• 资格证明书

  由退伍军人事务部出具，证明学生有资格获得退伍军人事务部教育福利， will show chapter, dates, and length of benefits

  司法常务官办公室

  退伍军人事务部学生的档案必须在最后一个学期结束后保存3年 经VA认证的期间. Records need to be kept longer than 3 years only if a written 从退伍军人事务部收到延长记录保存时间的请求 或会计总署在三年期终前30天或以上. This requirement is in the Code of Federal Regulations (38 CFR 21.4209(f)).

• 退伍军人证明申请

  学生提交的表格，要求在给定的学期内使用他们的VA福利

  司法常务官办公室

  退伍军人事务部学生的档案必须在最后一个学期结束后保存3年 经VA认证的期间. Records need to be kept longer than 3 years only if a written 从退伍军人事务部收到延长记录保存时间的请求 或会计总署在三年期终前30天或以上. This requirement is in the Code of Federal Regulations (38 CFR 21.4209(f)). 

• VA Education Benefits - 学费和杂费

  学生帐单的证明文件，证明所提交的学杂费金额 向退伍军人事务部要钱

  司法常务官办公室

  退伍军人事务部学生的档案必须在最后一个学期结束后保存3年 经VA认证的期间. Records need to be kept longer than 3 years only if a written 从退伍军人事务部收到延长记录保存时间的请求 或会计总署在三年期终前30天或以上. This requirement is in the Code of Federal Regulations (38 CFR 21.4209(f)).

• 课程时间表

  For public use, of course offerings that are available for a given term. 类提供 课程、时间、地点、学分、讲师姓名等信息 exam schedule, and specific remarks.

  司法常务官办公室

  每份课程表转送一份至大学档案室永久保存. 保留多余的 copies until no longer useful, 然后摧毁.

• Non-scheduled/Directed Study Courses

  为个性化课程的课程部分记录学生和课程信息

  司法常务官办公室

  5 years after graduation or last date of attendance

• 信贷过载

  Documents students taking more credit hours than the normal load

  司法常务官办公室

  保留至毕业或最后出席日期后五(5)年，然后销毁.

• 登记上诉

  Documents students 请求s for exemptions to add/drop/withdraw deadlines

  司法常务官办公室

  保留 permanently in Registrar's Office

• 合作协议

  两所或多所学校之间的协议，允许学生在另一所学校上课 机构

  司法常务官办公室

  5 years after graduation or last date of attendance

• 后期添加表单

  形式 for adding courses past the deadline, completed by students

  司法常务官办公室

  保留 until one year after date submitted, 然后摧毁

• 课程评价

  记录学生对教学人员的评价，并可用于帮助确定 faculty tenure, promotion, merit increases and/or to review
  教学课程和项目. These records provide students' opinions on faculty 成员对当前学科文献的熟悉程度，准备，
  作业、考试、讲课风格、参与对话的意愿，以及 可用性. Individual student responses are tabulated into a summary report for 给定的课程. Information from the summary report is used to help determine certain major responsibilities on faculty members' performance evaluation form

  当然系

  保留 individual student response sheets for six (6) months, 然后摧毁. 保留 summaries/tabulations for three (3) years, 然后摧毁.

• 其他院校成绩单

  从中学或高等教育机构发送到北卡大学的学生课程记录

  司法常务官办公室

  录取学生毕业后5年或退学，拒绝学生1年

• AP, IB, ACE, CLEP，考试成绩

  学生考试成绩由认可的考试服务机构发送，目的是授予a 学生信用

  司法常务官办公室

  录取学生毕业后5年或退学，拒绝学生1年

• 课程/目录变更

  Documents showing any academic program or policy changes

  司法常务官办公室

  Permanent, retain in Registrar's Office

• 课程变更(程序/编码)

  Documents 请求ing or tracking changes made to program codes in the SIS 

  司法常务官办公室

  Permanent, retain in Registrar's Office

• 目录

  提供有关入职所需的政策和程序的信息 这所大学提供了大学的历史，展示了校园地图，解释说 住宿和特殊活动以及其他必要的一般信息 给新生或返校的学生. This series is useful to students, faculty, administrators 公众

  书记官长/档案办公室

  将每份出版物的一(1)份转送至大学档案馆永久保存 保留. 保留 one (1) copy permanently in the creating unit. 保留多余的
  copies until no longer useful, 然后摧毁.

• 25个职业生活

  Room utilization reports, histories, events

  注册主任/活动办公室

  保留 for five (5) years, 然后摧毁